Wyjazd służbowy, potocznie określany delegacją, to zgodnie z art. 77(5) § 1 Kodeksu pracy wykonanie służbowego zadania poza stałym miejscem pracy i na polecenie pracodawcy. Jakie koszty muszą zostać zwrócone pracownikowi oraz jaki jest czas na rozliczenie delegacji? Zapraszamy do lektury.
Czy każda praca poza siedzibą pracodawcy to delegacja i podlega rozliczeniu wg zasad dotyczących wyjazdów służbowych?
Zgodnie z przytoczoną wcześniej definicją wyjazdu służbowego mogłoby się wydawać, że każde zlecone przez pracodawcę zadanie do wykonania poza stałym miejscem pracy powinno zostać potraktowane jako delegacja. Tak jednak nie jest. Jeżeli pracownik zostanie oddelegowany do pracy w innej lokalizacji i równocześnie podpisze z pracodawcą odpowiednie porozumienie, to będzie mu przysługiwał dodatek miesięczny zamiast świadczeń związanych z wyjazdem służbowym.
Jakie koszty delegacji pokrywa pracodawca?
Koszty wyjazdu służbowego, które muszą zostać pokryte przez pracodawcę, zostały określone przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej z §2 rozporządzenia z dnia 29.01.2013 w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. 2013 poz. 167). Zgodnie z obowiązującym prawem pracodawca pokrywa koszty przejazdów, noclegów, posiłków, diety oraz dodatkowych udokumentowanych wydatków. Dieta nie przysługuje, jeżeli w czasie wyjazdu zostało pracownikowi zapewnione pełne wyżywienie.
Czy pracownik powinien otrzymać zaliczkę na wyjazd służbowy?
Jeżeli pracodawca zleca pracownikowi zadania w ramach podróży służbowej, wówczas musi zwrócić mu poniesione koszty. To, czy pracownik otrzyma zaliczkę na wyjazd służbowy, zależy od docelowego miejsca wyjazdu. Wysyłając pracownika w delegację zagraniczną, pracodawca zobowiązany jest do wypłaty zaliczki. W przypadku podróży krajowej pracodawca nie ma obowiązku zaliczkowania wydatków. Pracownik ma jednak prawo złożyć wniosek, na podstawie którego zaliczka może zostać wypłacona także w ramach wyjazdu w obrębie kraju.
Jaki jest czas na rozliczenie delegacji?
Termin rozliczenia kosztów wyjazdu służbowego określony został w § 5 ust. 1 wspomnianego już wcześniej rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013. Pracownik ma 14 dni na dostarczenie faktur, rachunków i biletów potwierdzających wysokość poniesionych wydatków. Okres 14 dni rozpoczyna się od następnego dnia po zakończeniu podróży. Jeżeli pracownik nie posiada dokumentów poświadczających poniesione wydatki, może złożyć odpowiednie oświadczenie z informacją o rodzaju kosztów i przyczynie braku ich udokumentowania.
Co się dzieje, jeżeli pracownik nie rozliczy wyjazdu służbowego w ciągu 14 dni?
Jeżeli pracownik nie rozliczy wyjazdu w wymaganym przez prawo terminie, to traktowane jest to jako niewypełnienie obowiązków pracowniczych. W takim wypadku może zostać na niego nałożona kara porządkowa. Pracodawca na jej nałożenie ma 14 dni od chwili, gdy upłynął termin rozliczenia się pracownika.
Pracownik nie podlega tej karze, jeżeli niedotrzymanie terminu rozliczenia delegacji nie nastąpiło z winy pracownika np. w wyniku choroby. Wówczas czas na złożenie dokumentów zostaje wydłużony.
Brak terminowego rozliczenia wyjazdu służbowego przez pracownika nie zwalnia pracodawcy z obowiązku zwrotu kosztów. Muszą one zostać zwrócone pracownikowi. Jest to bowiem roszczenie ze stosunku pracy, które ulega przedawnieniu po 3 latach, licząc od dnia wymagalności zapłaty. Jeżeli więc pracownik spóźnia się z rozliczeniem delegacji, to jedynym działaniem ze strony pracodawcy mogą być nakładane kary porządkowe.
Czy pracodawca musi „natychmiast” rozliczyć delegację pracownika?
Czternastodniowy termin dotyczy wyłącznie pracownika i okresu, w którym powinien dostarczyć dokumenty niezbędne do rozliczenia podróży. W przepisach nie został określony czas, w jakim pracodawca zwraca pracownikowi poniesione koszty. Art. 455 kodeksu cywilnego, stosowany na podstawie art. 300 kodeksu pracy określa, że jeżeli termin świadczenia nie został określony w przepisach, to powinno ono zostać zrealizowane niezwłocznie po wezwaniu dłużnika.
W przypadku rozliczenia delegacji, za wezwanie dłużnika do wykonania świadczenia uznawane jest złożenie przez pracownika dokumentów rozliczających wyjazd służbowy. Wypłata kosztów poniesionych przez pracownika w czasie delegacji powinna nastąpić w najkrótszym możliwym terminie. Pracodawca powinien mieć zarezerwowane na ten cel środki już podczas zlecania wykonania zadania poza stałym miejscem pracy.